Das vergangene Jahr hat die Personalabteilungen von Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen gestellt. Die komplette oder teilweise Verlagerung der Mitarbeiter ins Homeoffice zum Beispiel, die Umstrukturierung interner und externer Prozesse oder die Neuzuordnung von Beschäftigten aufgrund wegfallender oder neuer Geschäftsbereiche. Eine Möglichkeit, den Engpässen zu entkommen besteht darin, IT-Systeme in die Cloud zu verlagern. Das passiert gerade in vielen Bereichen: Laut dem aktuellem Bitkom Cloud-Monitor 2021 setzen bereits 97 Prozent der Unternehmen in Deutschland Cloud-Lösungen ein oder planen dies. Bei Personallösungen (Human Resources/HR) stieg die Nutzung sogar von 23 Prozent auf 28 Prozent, während weitere 43 Prozent die Umstellung auf Cloud-basierte HR-Systeme vorhaben.
Im praktischen Einsatz haben Unternehmen die vormalige Skepsis gegenüber der Cloud abgebaut. Das Vertrauen in die Datensicherheit hat laut Studie nach der Umstellung der Systeme sogar zugenommen. Der Großteil der Befragten (86 Prozent) vertraut in die Sicherheit und Compliance des Cloud-Providers. Zwar sind sich drei Viertel der Unternehmen bewusst, dass Unberechtigte dennoch Zugriff auf ihre Daten bekommen könnten. Doch das tut den Investitionen keinen Abbruch. Die Homeoffice-Regelungen zu Kurzarbeit und Krankheitstagen und die Verschärfung von regulatorischen Bestimmungen wie Datenschutzrichtlinien lassen laut dem Global Payroll Complexity Index von Alight die Komplexität in der Payroll steigen. Dies verlangt nach mehr Homogenität in den Prozessen. Mit Cloud-Lösungen können Unternehmen dies weltweit abbilden.
Dank der Agilität von Cloud-Lösungen haben viele Personalabteilungen ihren Administrationsaufwand reduziert. Wegen der ständigen Änderungen von Gesetzen ist vor allem die Verwaltung der Abrechnung und der Zeitwirtschaft sehr zeitintensiv. Wer diese Bereiche via Cloud outsourct, muss sich nicht selbst mehr um Updates, Wartung und Pflege von Software kümmern. Der Cloud-Anbieter sorgt für die Aktualität und Verfügbarkeit der Ressourcen. Der Leistungsumfang lässt sich jederzeit frei erweitern und der Geschäftsentwicklung anpassen.
Neben dieser Flexibilität nennt der Alight Solutions fünf Treiber für Personalsoftware in der Cloud:
1. Zukunftstreiber: Agilität
Die Umstrukturierung eines Unternehmens in eine dynamische Organisation wird zur Priorität. Im dem bereits 2018 veröffentlichten HR-Report ‚Agile Organisationen auf dem Prüfstand‘ des Personaldienstleisters Hays AG für Deutschland, Österreich und der Schweiz, hielt mehr als die Hälfte der Befragten das Thema Agilität für sehr relevant. 69 Prozent der Befragten gaben an, dass die Bedeutung der Anpassungsfähigkeit in HR-Systemen in den nächsten drei Jahren weiter zunehmen wird. Bereits 13 Prozent der Unternehmen verfügen über ein agiles Personalmanagement-System.
Vor allem Branchen mit hoher Fluktuation oder saisonbedingt erhöhtem Mitarbeiterbedarf wie Retailern oder Zeitarbeitsfirmen, die nach der Krise mit einem enormen Bedarf an Angestellten rechnen, profitieren von Cloud-basierten Lösungen. Der oft langwierige Recruitment-Prozess lässt sich damit auf wenige Minuten verkürzen, da die Bewerber und Manager ihn über die Cloud selbständig abwickeln. In Cloud-Lösungen lassen sich zudem die individuellen Gehaltsvereinbarungen schnell anpassen und für die Payroll vorbereiten. Das spart Zeit und senkt die administrativen Kosten.
2. Zukunftstreiber: Stärkung des Kerngeschäftes
Das Outsourcing nicht wertschöpfender Tätigkeiten hat sich in Industrie und Handel, sowie bei Konsumgütern und Finanzen seit langem bewährt, um Ressourcen zu sparen. Auch in der Personalabrechnung und der Zeitwirtschaft steigt der Aufwand angesichts komplexer Lohn- und Zeitmodelle stetig. Viele Unternehmen wollen solche Aufgaben daher auslagern. Auch die Digitalisierung wirkt als Treiber für das HR-Outsourcing. War diese Auslagerung in den 1990ern in erster Linie ein Instrument der Kosteneinsparung, dient sie heute zunehmend als Enabler für das Business: Die Digitalisierung schafft neue Ansätze für HR-Führungskräfte, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
3. Zukunftstreiber: People Engagement
Mitarbeiter und Führungskräfte lassen sich mithilfe von Self-Services stärker in den Personalprozess einbinden. Zunächst definieren Personalverantwortliche Abläufe neu, sodass sie effizienter werden. Die Hebelwirkung beginnt dort, wo die Daten erhoben, verwendet und verarbeitet werden – beim Nutzer selbst. Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub online, das Cloud-System leitet ihn entsprechend der hinterlegten Regeln weiter und der Vorgesetzte gibt ihn frei. Dabei entfallen die Zwischenschritte für die Personalabteilung. Die Mitarbeiter können autonom agieren, und die HR-Prozesse erfolgen durch die direkte Kommunikation und Entscheidungsfindung schneller.
4. Zukunftstreiber: Verjüngungskur für IT-Systeme
Viele Abrechnungs- und Zeitwirtschaftssysteme, die bisher noch in der unternehmenseigenen Server-Landschaft gehostet werden, haben ihren Lebenszyklus überschritten. Die Pflege- und Wartungskosten steigen an. Zudem ist es fast unmöglich, die Software aktuell zu halten, da Personal, das über die Fachkenntnis verfügt, um die Anwendungen weiterzuentwickeln, altersbedingt das Unternehmen verlässt. HR-Verantwortliche sollten in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung prüfen, welche Tools noch aktuell sind, und wo ein Austausch ansteht.
5. Zukunftstreiber: Gegenmaßnahmen für den Fachkräftemangel
Der Kampf um Talente hört auch im eigenen Team nicht auf. Aufgaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung scheinen für Berufseinsteiger gerade wenig attraktiv zu sein. Angesichts des zunehmenden Personalmangels ist es sinnvoll, diesen Bereich an einen externen Dienstleister mit Spezialisierung auf Entgeltabrechnung auszulagern. Er übernimmt den gesamten Abrechnungsprozess, inklusive wichtiger Aspekte wie die gesetzeskonforme Zeiterfassung und zwar auch über Landesgrenzen hinweg. Der exportorientiere deutsche Mittelstand kann so fehlendes Payroll-Knowhow in einzelnen Ländern ausgleichen und hat außerdem die Gewissheit, dass die Entgeltabrechnung weltweit Compliance-Anforderungen genügt.
Nach und nach erkennen Unternehmen die Vorteile der Cloud. In den vergangenen Jahren haben sie zunächst Anwendungen für Recruiting, Personalmanagement oder Talent-Management dorthin verlagert, jetzt folgen Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Jürgen Frisch
