Digitalisierte Prozesse gehören vielerorts zur Normalität. Auch die Rechnungsverarbeitung verabschiedet sich aus dem analogen Dasein und findet Platz in der Cloud. Anreize zur Modernisierung kommen nun aus dem Europäischen Parlament: Ab dem 27. November dieses Jahres verpflichtet die E-Rechnungsverordnung öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu einem System für elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung.
„Da dieses Gesetz auch die Dienstleister und Zulieferer betrifft, muss sich auch der Rest des Marktes anpassen“, erläutert Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierung. Zusammen mit dem Software-Entwickler für Intelligent Document Technology und Enterprise Information Management BCT Deutschland GmbH präsentiert exapture eine Software-Lösung für den reibungslosen Übergang von der analogen Rechnungsverarbeitung zu digitalen Workflows in der Cloud.
Prozessanpassung und IT-Integration gelten als Hürden
Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe von organisatorischen und finanziellen Vorteilen. Dennoch ergab eine Umfrage vom Fraunhofer Institut und Comarch aus dem Jahr 2019, dass ausschließlich knapp die Hälfte der rund 700 teilnehmenden deutschen Unternehmen E-Payment nutzt. „Einer der Hauptgründe ist die elementare Skepsis gegenüber neuen Technologien“, berichtet Rudolph. „Vor allem die Umstellung der altbewährten Prozesse verlangt ein Ausbrechen aus der Komfortzone, zu dem viele Mitarbeiter und Entscheider nicht bereit sind.“ 70 Prozent gaben in der erwähnten Umfrage genau dies als größte Hürde bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen an. Jeder Zweite fürchtet zudem Probleme bei der Integration in die bestehende IT-Struktur.
„Intelligent Document Technology Systeme lassen sich vergleichsweise einfach mit bestehender Rechnungsbearbeitungssoftware verbinden, denn sie sind auf Adaption ausgelegt“, erklärt Rudolph. „Durch Auslagerung in eine Cloud lassen sich zudem die Integrationshürden praktisch komplett umgehen.“ Die separate Behandlung der Rechnungsabwicklung beschränke die Implementierung im existierenden System auf wenige Kontaktpunkte. Dadurch soll die Umstellung sehr schnell vonstattengehen.
Scanner schlagen die Brücke in die analoge Welt
In der Cloud verarbeitet das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT sämtliche eingehenden Rechnungen. „Es lassen sich Daten aus jeglichen Dokumenten extrahieren, egal ob strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert“, berichtet Khaled Daftari, Partner Manager für die DACH-Region bei BCT. So entfällt eine Vielzahl zeitaufwändiger manueller Prozesse und der Arbeitsablauf gestaltet sich effizienter.“
Selbst bei einer bereits vollständigen Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen könnten Partner oder Kunden immer analoge Rechnungsabwicklung nutzen. In einem solchen Fall komme die Lösung scan2data von exapture ins Spiel. „Über einen Scanner lassen sich die Informationen von einer Papierrechnung in dynamische Daten umwandeln“, erläutert Daftari. „Die Angaben lassen sich automatisiert in das cloudbasierte Rechnungssystem einspeisen und von dort für weiterführende Geschäftsprozesse verwenden.“ Das Zusammenspiel der Lösungen von BCT und exapture decke das gesamte Spektrum der Rechnungsabwicklung ab und bündle sowohl analog als auch digital eingehende Daten an einem Ort. Sämtliche Informationen inklusive der verpflichtenden Dokumentation aller automatisierten Verfahren lägen in strukturierter Form vor. Dieses Verfahren sei konform zur E-Rechnungsverordnung.
Von Schneckenpost zu High-Speed-Data
Zugriff, Bearbeitung und Versendung in Echtzeit spielen auch im Rechnungswesen eine prominente Rolle. Nach dem Motto „Zeit ist Geld“ setzen Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf schnelle Prozesse. Aber die Vorteile von E-Invoicing enden nicht an dieser Stelle, wie Rudolph erläutert: „Alleine die Kostenersparnis aufgrund des verringerten Papierverbrauchs und auch des Wegfallens von Porto-Zahlungen erweist sich als enorm. Zudem steigt die Effizienz der Rechnungsprozesse und aller davon abhängigen Schritte.“ Auch die Fehleranfälligkeit schrumpfe auf ein Minimum: Durch die automatisierte Bearbeitung ließen sich Übertragungsfehler sowie Dopplungen vermeiden. Die von den Behörden geforderte Konformität würde ebenso wie der Datenschutz vollständig eingehalten. „Die Zeit der unübersichtlichen Aktenstapel ist abgelaufen“, erläutert Rudolph. „In der Cloud lassen sich nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokumente einfach und effizient verwalten.“ Jürgen Frisch
