Nicht erst seit der Corona-Pandemie ändern sich die Abläufe in den Unternehmen. Zwar hat es wohl kaum jemals so massive Änderungen in so kurzer Zeit gegeben, aber auch Rahmenbedingungen wie etwa der ständig steigende Wettbewerbsdruck oder die Globalisierung haben Unternehmen in den vergangenen Jahrzehnten gezwungen, ihre Prozesse zu ändern, sie schlanker und effizienter zu gestalten. Unterstützung erhoffen sie sich dabei vom Einsatz einer ERP-Lösung. Und das zu Recht: ERP-Lösungen bilden in modernen Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen das Rückgrat für den internen und externen Informations- und Belegfluss. Die Qualität der Softwareunterstützung übt daher maßgeblichen Einfluss auf die Qualität der entsprechenden Geschäftsprozesse aus. Begriffe wie „Planungsgüte“, „Liefertermintreue“ oder „Lagerumschlagshäufigkeit“ werden häufig genannt, wenn es um Kenngrößen geht, von denen man sich durch seine ERP-Software eine optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse erhofft.
Never change a running system?
Die Qualität der Softwareunterstützung darf dabei jedoch nicht nur auf die „funktionale Abdeckung der Anforderungen“ verkürzt werden. Vielmehr sind Punkte wie z. B. Ergonomie, Performance, Daten- und Prozessintegration sowie Ad-hoc-Auswertungsmöglichkeiten entscheidende Parameter, die das Nutzungsverhalten und damit die Prozessqualität nachhaltig beeinflussen können.
Die Frage, wo eine verbesserte ERP-Unterstützung erforderlich ist und wo sich diese auch mit der vorhandenen Software-Infrastruktur umsetzen lässt, ist allerdings oft nicht ohne weiteres zu beantworten. Den IT-Verantwortlichen fehlt vielfach die Möglichkeit, den Erfahrungshorizont der Endanwender gezielt zu nutzen, um z. B. Schwachstellen zu erkennen oder Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Viele Unternehmen scheuen sich außerdem, dieses Thema aktiv anzugehen, weil die entstehenden Kosten als sehr hoch eingeschätzt werden, negative Auswirkungen auf die Stabilität der bestehenden ERP-Infrastruktur befürchtet werden oder IT-Projekten allgemein ein schlechter Ruf anhaftet. Teilweise leicht zu realisierende Verbesserungspotenziale bleiben daher oft ungenutzt.
ERP-Audit: Schwachstellen erkennen
Naturgemäß ist die Bewertung der Qualität der ERP-Unterstützung im Unternehmen emotionsgeladen und schwer zu strukturieren. Die Einsatzqualität ist zudem von vielen Faktoren abhängig: Neben Funktionalität und Prozesspassung der Software spielen auch die Qualität der Stammdaten oder die Qualifikation sowie Motivation der Anwender eine wesentliche Rolle. Zudem hängen die verschiedenen Faktoren in der Regel wechselseitig voneinander ab. Den internen IT-Abteilungen fehlt in der Regel auch die Erfahrung und Zeit, ein entsprechendes Vorhaben aufzusetzen und durchzuführen.
Vor diesem Hintergrund hat die Trovarit AG mit dem „ERP-Audit“ ein Online-Werkzeug entwickelt, mit dem Unternehmen die Qualität der ERP-Unterstützung im Rahmen einer strukturierten Einsatzanalyse effizient erfassen und objektiv bewerten können. Im Sinne einer umfassenden Analyse bezieht das ERP-Audit dabei unterschiedlichste Aspekte mit ein (z. B. Funktionalität, Performance, Nutzungsgrad, Anwenderzufriedenheit und -erfahrung) und zeigt als Ergebnis Schwachstellen bzw. Optimierungspotenziale auf.
Unternehmen nutzen das Analysetool vornehmlich, um in kürzester Zeit eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu folgenden Themen zu bekommen:
- Vorbereitung/Abschätzung Release-Wechsel
- Strukturierte Analyse und Bewertung der installierten ERP-Unterstützung
- Aufdecken von Fehlentwicklungen/Fehlinvestitionen
- Transparenz hinsichtlich der installierten ERP-Unterstützung
- Steigerung des Nutzens der implementierten Lösung
- Identifizierung von Verbesserungspotenzialen
- Ableitung von organisatorischen und IT-technischen Verbesserungsmaßnahmen
- Verankerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
- Basis für nachhaltige ERP-Strategie
- Steigerung der internen und externen Kundenzufriedenheit
- Verbesserung der Datenqualität
- Erhöhung der Anwenderqualifikation und -motivation
Individuelle Gestaltung des ERP-Audits
Zu Beginn des ERP-Audits gilt es, einen Fragenkatalog zu entwickeln, der an die individuellen Strukturen und Prozesse des Unternehmens angepasst ist. Dieser Fragenkatalog wird den ERP-Anwendern im Unternehmen zur Verfügung gestellt, um den ERP-Einsatz in ihrer Abteilung zu bewerten. Dabei geht es immer um zentrale Fragen, wie z. B. ob die gebotene Funktionalität des ERP-Systems die Prozesse angemessen unterstützt, ob die Software durchgängig genutzt wird und ob die Mitarbeiter mit der Art der Unterstützung zufrieden sind. Gleichzeitig wird die Befragung genutzt, um Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu sammeln.
Die gewonnenen Daten können im Anschluss individuell und zielgerichtet analysiert werden. Sie erlauben nicht nur eine Bewertung der Software selbst, sie liefern u. a. auch Ansatzpunkte für Verbesserungen in der Organisation des Unternehmens. Anschließend wird ein Projektplan ausgearbeitet, der festlegt, ob und in welcher Reihenfolge die ermittelten Verbesserungsmaßnahmen auch umgesetzt werden.
Einige Verbesserungsmaßnahmen (z. B. Mitarbeiterschulungen) können recht kurzfristig eingeleitet werden und dementsprechend schnell Wirkung zeigen. Andere Maßnahmen betreffen unter Umständen die gesamte Unternehmensorganisation, müssen strategisch umgesetzt werden und machen sich eher mittel- oder gar langfristig bemerkbar.
