Funktionserweiterung: Als abas DMS ist die Dokumentenmanagementlösung von PROXESS seit Jahren fester Bestandteil von abas ERP und unterstützt Anwender bei Dokumentenprozessen. Mit dem Upgrade auf die abas ERP 20 sind die DMS-Funktionen von den Business Apps in die abas Dashboards umgezogen. Die die neue Oberfläche bietet ein modernes Look and Feel und bringt mehrere Neuerungen beim Umgang mit archivierten Dokumenten.
Eine Aufrüstung hat die Suchfunktion erfahren: In der in abas angezeigten Trefferliste lässt sich die Suche verfeinern und die Trefferliste eingrenzen. Eine weiterführende Suche kann nun in einzelnen Spalten der Trefferliste wie Belegart, Betreff oder Belegnummer stattfinden. Das Anzeigemodul PROXESS-Viewer ist in die neue abas-Oberfläche integriert. Dadurch beschränkt sich die Dokumentanzeige nicht länger auf PDF- und TIFF-Dateien, sondern unterstützt fortan über 50 gängige Formate. Archivierte Dokumente lassen sich nun mit Stempeln oder Anmerkungen versehen. Durch den gleichzeitigen Erhalt der jeweiligen Originalversion, bleibt die revisionssichere Archivierung dabei garantiert.
„Der Umstieg weg von den Business Apps hin zur neuen Dashboard-Technologie hebt unsere DMS-Integration in die abas ERP-Lösung auf eine zukunftsorientierte technologische Plattform und bietet dem Anwender zudem ein Funktionsupgrade beim Suchen, Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten“, erläutert Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei Proxess.
Informationszentrale und Archiv
Das in abas ERP integrierte Dokumentenmanagement auf Basis von PROXESS DMS fungiert als Informationszentrale und beschleunigt die Suche. Darüber hinaus sorgt abas DMS automatisiert für die Archivierung aller Dokumente im Unternehmen, ob gescannte Papiere oder importierte, digitale Dateien, inklusive Indexierung nach Kriterien der abas-Datenbanken. Das System erfüllt sämtliche Merkmale einer revisionssicheren Archivierung und ist rechtskonform sowie fälschungsgeschützt. Der Zugriff auf die Dokumente ist direkt aus dem ERP-System heraus möglich.
Papierdokumente werden gescannt und über Barcodes mit den in abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Grundlegend erfolgt eine Zuordnung der Dokumente zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden, sodass alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar sind. Bei Eingabe eines Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert abas DMS den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie Korrespondenzen. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern vor allem Kapazitäten durch Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Workflows mittels vordefinierter Templates. abas DMS lässt sich an individuelle Bedürfnisse anpassen und beispielsweise um nicht im Standard enthaltene Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows ergänzen. Jürgen Frisch
