Zettelwirtschaft stellt neben einer erheblichen Belastung für die Umwelt einen enormen Zeit- und Kostenfaktor für Unternehmen dar. Schließlich verschlingt die Anschaffung nicht nur finanzielle Mittel, sondern beansprucht auch bei der Lagerung viel Platz. Das wiederum schlägt mit Aufwendungen für Ordner, Stauraum und Miete zu Buche. „Obwohl mehrere Studien zu dem Ergebnis kommen, dass ein vollkommen papierloses Büro trotz Digitalisierungsschub und Remote-Work-Trend auch in Zukunft nicht wirklich realistisch ist, gibt es zahlreiche Geschäftsbereiche, die sich mit der entsprechenden Technik von der Blattsammlungen systematisch befreien lassen“, betont Andreas Köninger, Digitalisierungsexperte und Vorstand der SinkaCom AG.
Vom Blatt in die Cloud
Wer konsequent auf einen papierarmen Betrieb umsteigen möchte, muss zunächst einmal feststellen, in welchen Bereichen diese Ressource am meisten anfällt und einen realistischen Sollzustand definieren. Die aktuelle Infrastruktur gilt es dabei ebenso zu berücksichtigen wie interne Prozesse und unternehmensspezifische Merkmale. „In manchen Branchen müssen bestimmte Dokumente von Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen, entsprechend sollten von solchen Akten nicht einfach digitale Kopien gemacht werden“, weiß Andreas Köninger. Andere Informationen lassen sich hingen ganz leicht mithilfe einer passenden Software in elektronische Dokumente umwandeln und in einem virtuellen Ablagesystem organisieren. Bei kleinen Unternehmen mit kurzen internen Wegen reicht dafür oftmals ein allgemeines Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System. Das erleichtert nicht nur die Organisation jeglicher Ressourcen im Unternehmen, sondern bringt auch Struktur in das übliche Papierchaos. „Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert“, erklärt der Experte. Korrekt indexiert, können Mitarbeiter so etwa via App über private Server auch aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten zugreifen. „Allerdings sollten die Informationen unbedingt in einem deutschen Rechenzentrum liegen, um durch die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik geschützt zu sein“, gibt Andreas Köninger zu bedenken.
Mit Software Zeit sparen
Damit Arbeiten tatsächlich papierarm, aber effizient funktioniert, benötigen Betriebe zusätzlich entsprechende Tools für erfolgreiches Projektmanagement. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement sowie komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. So lassen sich bestehende Strukturen überführen und für komplexe Datenmanagementsysteme nutzbar machen. „Auf die Branche abgestimmte Anwendungen automatisieren nicht nur manuelle Prozesse, sondern schaffen abteilungsübergreifend einheitliche Workflows“, führt Andreas Köninger aus. „Hier müssen Entscheider nicht zwingend auf spezialisierte Software zurückgreifen. Ein interner, online abrufbarer Shop ermöglicht Außendienstmitarbeitern etwa, auch auf Terminen Bestellungen im eigenen Lager ‚einzukaufen‘“, schildert der Experte. „So kann die Beschaffung ohne Spezialsoftware und dazugehöriges IT-Projekt digitalisiert werden. Pragmatismus ist hier das Gebot der Stunde.“
Universell anwendbar
Mittelgroße Unternehmen basieren in der Regel auf einer arbeitsteiligen Organisation. Ein passendes ERP-System bietet allen im Projekt involvierten Mitarbeitern einen identischen Wissensstand und maximale Austauschgeschwindigkeit. Dafür gilt es jegliche Informationen zentralisiert zu verwalten, versioniert abzuspeichern und gegebenenfalls einem mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess zu unterziehen. Soll der Datenfluss auf Einkauf, Personalverwaltung und Buchhaltung erweitert werden, müssen besonders große Betriebe sämtliche Schnittstellen integrieren. Nur so kann ein Durcheinander von analog und digital vermieden werden. Unterm Strich verspricht papierarmes Arbeiten Effizienzsteigerungen über alle Unternehmensgrößen hinweg, während es gleichzeitig die Umwelt schont. Höchste Zeit, den Blättern „Bye-bye“ zu sagen!
