Sieben Arten der Verschwendung kennt das Lean Management, und diese gilt es, zu vermindern oder im Idealfall zu verhindern: Unnötiger Transport, Bestände und Bewegung, das Warten, die Überproduktion, falsche Prozesse und Technologien sowie Ausschuss und Nacharbeit. Im Umkehrschluss lassen sich aus diesen Bremsklötzen die Kardinaltugenden für die Prozessautomatisierung ableiten. Process Mining identifiziert Ansatzpunkte, um die Abläufe zu verschlanken. Pegasystems, Anbieter einer Low-Code-Plattform, erläutert, wie Process Mining die Prozesse automatisiert und warum eine derartige Ablaufanalyse bei keiner Automatisierungsplattform fehlen sollte.
1. Eliminieren von Wartezeiten
Stockt ein Arbeitsprozess, verursacht er Wartezeiten in den nachfolgenden Prozessschritten. Dieses Warten auf vorhergehende Arbeitsergebnisse summiert sich in Prozessketten über die verschiedenen Prozessinstanzen hinweg schnell auf. Die daraus entstehenden Flaschenhälse können durch Process Mining erkannt und danach gezielt angegangen werden.
2. Vermeiden von Schleifen
Werden verschiedene Prozessschritte mehrfach durchlaufen, kostet das unnötige Zeit. Solche rekursiven Schleifen deuten auf mangelhafte Qualität, notwendige Nacharbeiten und hohe Ausschussquoten hin. Process Mining identifiziert diese Schleifen und gibt Hinweise für deren Ursachen.
3. Identifizieren unvollständiger Prozesse
Prozesse, die nicht zum gewünschten Resultat führen, das Prozessziel nicht erreichen oder nach einer Aktivität abbrechen, mindern die Erfolgsquote und die Effizienz. Process Mining analysiert solche ineffizienten Prozessdurchläufe und gibt Hinweise auf mögliche Ursachen. Sie können so einfacher optimiert, respektive abgestellt werden.
4. Identifizieren unnötiger Schritte
Viele Prozesse bringen keinen Mehrwert oder haben ein negatives Kosten-Nutzen-Verhältnis. Ein Beispiel dafür ist das händische Verbindlichkeits- und Forderungsmanagement von Kleinstbeträgen. Process Mining hilft dabei, solche Aktivitäten zu identifizieren, um sie anschließend kostengünstiger durch regelbasierte Automatisierung – wie Dunkelverarbeitung unterhalb von Schwellwerten – zu erledigen.
5. Identifizieren der häufigsten Prozessvarianten
Process Mining analysiert, wie häufig bestimmte Prozessvarianten auftreten. Um die Effizienz zu steigern, lassen sich einzelne Prozessvarianten zusammenfassen und automatisieren.
„Process Mining ist der erste Schritt zum Optimieren von Ende-zu-Ende Prozessketten“, erklärt Florian Lauck-Wunderlich, Senior Project Delivery Leader bei Pegasystems. „Diese Analyse zeigt Wartezeiten, Schleifen, Abweichungen und Qualitätsprobleme auf und liefert damit die Basis für optimierte und automatisierte Abläufe.“ Jürgen Frisch
