In regelmäßig stattfindenden Kundenevents, so genannten Customer Talks, kommen Kunden und Vertreter von Operations1 zu einem konstruktiven persönlichen Austausch zusammen, um von den Erfahrungen aus der Geschäftspraxis sowie neuen Perspektiven zu profitieren.
Jüngst wurde der Customer Talk sogar zur Podiumsdiskussion ausgeweitet, an der unter anderem Convotherm, die MIWE Michael Wenz GmbH und die POLIPOL Unternehmensgruppe teilnahmen. Diese gaben spannende Einblicke und Perspektiven zur aktuellen digitalen Lage im jeweiligen Betrieb, zu eingesetzten Technologien und der Rolle der operativ Mitarbeitenden in Gegenwart und Zukunft. „Es war eine großartige Gelegenheit, andere Anwender kennenzulernen, sich über den Einsatz der Software auszutauschen und die Brücke zum eigenen Unternehmen zu schlagen. So lässt sich voneinander lernen, gemeinsam weiterentwickeln und wachsen“, lobt Oliver Müller, Stellvertretender Leiter Qualitätsmanagement bei POLIPOL.
POLIPOL ist ein führender Hersteller hochwertiger Polstermöbel und setzt auf individuelle Anfertigungen und hohe Kundenorientierung. Vor 2017 arbeitete POLIPOL noch mit unergonomischen, papierbasierten Dokumentationsprozessen. Diese Dokumente waren aufgrund der Dokumentenpflege in MS Office, der Bereitstellung in Papierform und des wissensabhängigen Werkers nicht immer vollständig und in der aktuellen Version am Arbeitsplatz vorhanden. Ein ERP-System wurde zwar genutzt, konnte auf Shopfloor-Ebene jedoch nicht den Informationsgehalt liefern, der für den einzelnen Mitarbeitenden für die Ausführung der Prozesse erforderlich war.
POLIPOL war zu dieser Zeit mit vielen Herausforderungen befasst: Die enorme Nachfrage nach den qualitativ hochwertigen Einzelanfertigungen mündete unternehmensseitig in ein immenses Wachstum, dem das Unternehmen prozessseitig und hinsichtlich der Kapazitäten gut begegnen wollte. Um den eingeschlagenen Erfolgskurs zukünftig noch auszubauen, war es für den Polstermöbelhersteller erforderlich, seine Prozesse zu skalieren und kontinuierlich neue Mitarbeitende einzustellen, die schnell angelernt werden mussten. Daher war POLIPOL auf eine Softwarelösung angewiesen, mit der die vielen nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und statische Prozesse mit hohem Änderungsaufwand eliminiert werden konnten: So trat Operations1 auf den Plan.
Drei Stufen zu Operational Excellence
Mit dem Einsatz von Operations1 verfolgte POLIPOL drei Ziele: Die Softwarelösung sollte zu einer Produktivitätssteigerung führen, indem neue Mitarbeitende effektiv angelernt werden und die Zielproduktivität schneller erreicht wird. Qualität sollte durch Standardisierung sichergestellt werden, indem ein zentraler und zugleich flexibler Punkt der Prozesswahrheit von Montage- und Prüfprozessen geschaffen wird – insbesondere vor dem Hintergrund steigender Produktvielfalt. Schließlich sollte die Software Wachstum durch Mitarbeiterbindung gewährleisten. Die Umsetzung dieser ambitionierten Ziele konnten in einer 3-stufigen Entwicklung realisiert werden.
Schritt 1: Digitale Prozessanweisungen
Zunächst sollten die POLIPOL-Mitarbeitenden von ihren nicht wertschöpfenden, papierbasierten Tätigkeiten entlastet werden. Dies gelang durch die Überführung von Papier in medienbasierte Prozessanweisungen. Die visuelle Informationsaufbereitung gewährleistet seitdem eine einfache, schrittweise Anleitung von Montage- und Prüfprozessen und ein effizientes Anlernen neuer Mitarbeitender. Dadurch sind insbesondere die Prozesssicherheit und Qualität beträchtlich gestiegen, sodass weniger Nacharbeit nötig ist. Oliver Müller, Stellvertretender Leiter Qualitätsmanagement bei POLIPOL erklärt: „Operations1 schafft einen deutlichen Mehrwert für POLIPOL. Wir benötigen wesentlich weniger Zeit, um Informationen an unseren Produktionsstandorten verfügbar zu machen. Die cloudbasierte Software-Plattform hat es uns ermöglicht, die letzte Meile zu den Mitarbeitenden integriert digital abzubilden.“
Schritt 2: Skalierung von Wissen und Vernetzung der Prozesse
Im nächsten Schritt entschied sich POLIPOL, eine umfassende Standardisierung und Reorganisation von Wissen vorzunehmen. Hintergrund war, dass das Verwalten, Versionieren und Archivieren der ausgedruckten Arbeitsanweisungen an den neun unterschiedlichen POLIPOL-Standorten immer komplexer wurde. Daher wollte der Polstermöbelhersteller ein möglicherweise drohendes Versionenchaos mit sinkender Qualität der Arbeitsergebnisse gar nicht erst entstehen lassen.
Dank zentraler Prozessdefinition mit Operations1 konnte die Produkt- und Organisationsstruktur für mehr als 4.800 Dokumente digital abgebildet werden. Das ERP ließ sich über eine flexible Organisation via Tags und Strukturklassen unkompliziert spiegeln. Mit wenigen Klicks vereinfacht heute das digitale Wissensmanagement sowohl den Produktanlauf als auch die Wissensfreigabe für alle Mitarbeitenden an sämtlichen Produktionsstandorten. Ebenso können Änderungen zentral vorgenommen und Berichte unkompliziert rückverfolgt werden.
Schritt 3: End-to-End Digitalisierung
Da POLIPOL die Digitalisierung Ende zu Ende denken wollte, wurde im letzten Schritt, der dritten Stufe, eine vollständige Anbindung und Automatisierung vorgenommen. Die Auftragsanbindung erfolgte über ERP-Integration. Dank dieser Anbindung ist nun eine automatisierte Erstellung variantengerechter Montage- und Prüfanweisungen möglich. Diese erleichtert den Werkern ihre Arbeit erheblich, denn nun können sämtliche Anleitungen für kundenspezifische Aufträge rechtzeitig am richtigen Ort verfügbar gemacht und vom richtigen Werker via Tablet oder stationärem Terminal aufgerufen werden. Und das funktioniert an allen Unternehmensstandorten ohne Medienbrüche oder zusätzliche Papierhandbücher! Die auftragsspezifische Dokumentation führte folgerichtig zu sinkender Nacharbeit bei gleichzeitig steigender Produktivität.
Den Shopfloor zukunftssicher gestalten
POLIPOL setzt langfristig und nachhaltig auf Connected Work. So gelingt es dem Polstermöbelhersteller auch, die letzte Meile zu den Mitarbeitenden an ausländischen Standorten integriert digital abzubilden. Aus der effizienten Anlernung neuer, auch anderssprachiger Mitarbeitenden resultieren direkte Einspareffekte. Auch ein weiterer Wettbewerbsvorteil resultiert für POLIPOL aus der zukunftssicheren Ausrichtung der mitarbeitergeführten Produktionsprozesse: Durch die Einbindung der operativ Mitarbeitenden in eine vernetzte digitale Organisation und die somit deutlich skalierbarere Prozessorganisation entstehen wertvolle Daten, aus denen sich qualitätsrelevante Erkenntnisse für den so wichtigen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) unternehmensweit ableiten lassen.
