Formvorschrift: Ab Januar 2025 sind Business-to-Business-Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, Rechnungen schrittweise in einem strukturierten Format auszustellen, elektronisch zu übermitteln und zu empfangen. Im Rahmen von E-Invoicing müssen die Belege die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung und die Syntaxliste nach EN 16931-1 einhalten. Diese Anforderungen erfüllen Dokumente in den Formaten XRechnung sowie ZUGFeRD – international Factur-X genannt. Das Akronym ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde dieses Format in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen.
Beim Versand einer Rechnung kommt PDF/A-3 zum Einsatz
Beim Ausstellen von Rechnungen kann pdfaPilot sowohl XML-Datensätze im Format ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X als auch XRechnung in hybride Rechnungen konvertieren. Für den Versand verwendet die Lösung das Trägerformat PDF/A-3. Lieferanten können den PDF-Teil ihrer elektronischen Rechnung mit einem sogenannten GiroCode anreichern. Dies ist ein QR-Code, der alle zahlungsrelevanten Daten wie Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck enthält.
Anwender auf der Empfängerseite können mit pdfaPilot die elektronischen Rechnungen gegen den Standard PDF/A-3 und die jeweils gültige Spezifikation ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X validieren. Zudem lässt sich der strukturierte Teil der Rechnung visualisieren, sodass sehr einfach sichtbar ist, ob die Daten in der visuellen PDF-Datei mit dem eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datensatz übereinstimmen. Beide Teile der Rechnung lassen sich auch in einem Report gegenüberstellen. Darüber hinaus lässt sich mit pdfaPilot der XML-Datensatz für die weitere Verarbeitung extrahieren.
callas software offeriert sein Flaggschiffprodukt als interaktive Desktop-Anwendung, als Hotfolder-basierte Server-Applikation, als integrationsfertiges Kommandozeilen-Tool sowie in Form eines Software Development Kits.
Der PDF-Spezialist unterstützt aktiv internationale Standards und beteiligt sich in DIN, ISO, CIP4, der European Color Initiative, und der Ghent Workgroup. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied der PDF Association und engagiert sich im Vorstand des internationalen Verbandes. Jürgen Frisch
