Prinzipiell ist die elektronische Rechnungsstellung im deutschen Business-to-Business-(B2B)-Umfeld längst etabliert. Durch die jüngste Gesetzesreform ändert sich nicht die E-Rechnung an sich, sondern die rechtliche Definition dessen, was als elektronische Rechnung gilt, sowie die verpflichtende Nutzung von strukturierten und maschinenlesbaren Daten für inländische B2B-Transaktionen.
Mit dem Wachstumschancengesetz und den begleitenden Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) hat Deutschland eine stufenweise Verpflichtung eingeführt, die neu definiert, wie Rechnungen ausgestellt, übermittelt, validiert und archiviert werden müssen.
Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zu empfangen. Übergangsfristen lassen Papierrechnungen und andere elektronische Formate noch vorübergehend zu. Die langfristige Richtung ist jedoch klar: Nur Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen, gelten künftig laut Umsatzsteuerrecht als E-Rechnungen.
XML-Daten reichern das PDF-Format an
Eine elektronische Rechnung wird nach deutschem Recht nicht länger über ihr visuelles Erscheinungsbild oder die Art ihrer Übermittlung definiert, sondern über ihre Datenstruktur. Gemäß § 14 UStG sowie den Verwaltungsvorgaben des BMF muss eine E-Rechnung:
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden
- automatisch und elektronisch verarbeitet werden können
- dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
Wie das BMF klarstellt, erfüllt eine einfache per E-Mail versandte PDF-Rechnung diese Anforderungen nicht und wird daher als „sonstige Rechnung“ eingestuft und nicht als E-Rechnung.
Gleichzeitig erkennt Deutschland hybride Rechnungsformate – insbesondere ZUGFeRD – ausdrücklich als gültige E-Rechnungen an, sofern sie der EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD kombiniert:
- eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei und
- einen eingebetteten strukturierten XML-Datensatz
Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz. Alle umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Datensatz enthalten sein; das PDF dient ausschließlich der visuellen Darstellung. Bei Abweichungen hat der XML-Datensatz Vorrang – ein Punkt, den das BMF in seiner aktualisierten Anleitung ausdrücklich hervorhebt.
Die Unterscheidung ist formal im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 festgelegt, das zudem bestätigt, dass:
- EN-16931-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x zulässig sind
- die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL ausgeschlossen sind
- Verweise auf Anhänge oder externe Links verpflichtende strukturierte Daten nicht ersetzen.
E-Rechnung im B2B: Ab 2028 sind alle Unternehmen betroffen
Die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B gilt ausschließlich für inländische Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Transaktionen mit Endverbrauchern (B2C) sind ausdrücklich ausgenommen.
Die Einführung erfolgt stufenweise. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Ab Januar 2028 gilt diese Pflicht schließlich für alle betroffenen Unternehmen.
Diese Übergangsphasen sollen Unternehmen Zeit geben, ihre Systeme zu modernisieren, Partner anzubinden und sich von unstrukturierten Rechnungsformaten zu lösen.
Validierung ersetzt ein Clearance-System
Anders als in sogenannten Clearance-Systemen anderer Länder müssen Rechnungen in Deutschland nicht über eine zentrale staatliche Plattform validiert oder freigegeben werden. Stattdessen gilt:
- Rechnungen werden direkt zwischen Unternehmen oder über Serviceanbieter ausgetauscht.
- Die Verantwortung für Formatvalidierung, Datenvollständigkeit und steuerliche Compliance liegt bei den beteiligten Parteien.
- Unternehmen wird der Einsatz von Validierungstools empfohlen, sie bleiben jedoch für die Korrektheit und Archivierung verantwortlich.
Dieses Modell unterstreicht die Bedeutung von Datenqualität, Interoperabilität und belastbaren Validierungsprozessen – insbesondere in hybriden und Multi-Format-Umgebungen.
Die Verarbeitungskosten sinken deutlich
Über reine Compliance hinaus ist der wirtschaftliche Nutzen der E-Rechnung im B2B inzwischen gut belegt. Studien von Billentis zeigen, dass die Umstellung von papierbasierter Rechnungsstellung auf strukturierte E-Rechnungen die Verarbeitungskosten um etwa 59 Prozent für Rechnungssteller und 64 Prozent für Rechnungsempfänger senken kann. Diese Einsparungen resultieren aus Automatisierung, weniger manuellen Eingriffen, einer geringeren Fehlerquote und schnelleren Verarbeitungszyklen.
Noch wichtiger ist, dass strukturierte Rechnungsdaten die Prüfbarkeit und Transparenz verbessern. Das BMF stellt klar, dass umsatzsteuerlich erforderliche Pflichtangaben direkt im strukturierten Datensatz enthalten sein müssen, was eine verlässliche elektronische Archivierung und noch effizientere Prüfungen ermöglicht.
