Der demografische Wandel entwickelt sich für den produzierenden Mittelstand zu einem operativen Risiko. In den kommenden Jahren wechseln hunderttausende erfahrener Fach- und Führungskräfte der Baby-Boomer-Generation in den Ruhestand. Vielfach ohne ausreichende Nachfolge. Kritisch ist dabei weniger der reine Personalabgang als vielmehr der Verlust von Erfahrungswissen, Prozesskenntnissen und informellen Abläufen, die über Jahrzehnte gewachsen sind. Moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) entwickeln sich daher nach und nach zur zentralen Wissensplattform für Unternehmen – und damit zu einem wichtigen Baustein für ERP-Systeme gegen Brain Drain.
„Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ihre operative Stabilität vom impliziten Wissen einzelner Mitarbeiter abhängt“, erläutert Christian Biebl, Geschäftsführer des ERP-Herstellers Planat. „Wird dieses Know-how nicht systematisch digitalisiert und in Prozessen verankert, entsteht ein gefährlicher Brain Drain.“ Dieser Begriff bezeichnet den Verlust von Wissen, Erfahrung und Kompetenz, wenn ausscheidende Experten aufgrund des Fachkräftemangels nicht zu ersetzen sind.
Know-how ist vielerorts historisch gewachsen
In vielen mittelständischen Produktionsunternehmen sind wesentliche Betriebsabläufe historisch gewachsen. Wissen über Produktionsparameter, Materialflüsse, Sonderprozesse, Lieferantenbeziehungen oder individuelle Kundenanforderungen steckt häufig in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter – oder in der sogenannten Schatten-IT. Darunter versteht man Software, Cloud-Dienste oder digitale Prozesse, die ohne Freigabe der offiziellen IT außerhalb des ERP- und Unternehmenssystems zum Einsatz kommen. Als typisches Beispiel gelten Microsoft Excel-Listen einzelner Mitarbeiter mit betriebsrelevanten Informationen, die für das Unternehmen unsichtbar bleiben.
Der Fachkräftemangel verschärft die Situation: Offene Stellen können oftmals nicht mehr zeitnah oder qualitativ gleichwertig nachbesetzt werden. Unternehmen stehen dadurch vor der Herausforderung, Know-how unabhängig von einzelnen Personen dauerhaft verfügbar zu machen.
ERP fungiert als Unternehmensgedächtnis
Betriebswirtschaftliche Systeme übernehmen daher laut Biebl zunehmend die Funktion eines digitalen Unternehmensgedächtnisses. „Ein modernes ERP-System bildet Prozesse, Regeln, Entscheidungswege und Erfahrungswissen strukturiert ab und macht dieses Wissen für neue Mitarbeiter nachvollziehbar und reproduzierbar.“ Im produzierenden Gewerbe entstehe dadurch eine strategisch wichtige Wissensbasis, die Prozesse standardisiert, Medienbrüche reduziert und Abhängigkeiten von einzelnen Personen minimiert.
