Durch den Einsatz von Intelligent Document Processing (IDP) und Künstlicher Intelligenz (KI) automatisiert DocuWare IDP die Vorverarbeitung von Dokumenten. Zu den zentralen Funktionen des Intelligent Document Processing gehören das Aufteilen und Zuschneiden von Dokumenten, die Dokumentenklassifizierung sowie die Datenextraktion aus strukturierten und unstrukturierten Inhalten – beispielsweise aus Rechnungen, Bestellungen, Ausweisen und Verträgen. DocuWare IDP hebt die digitale Dokumentenverarbeitung laut Herstellerangaben auf ein neues Level und optimiert das Informationsmanagement nahtlos über die DocuWare-Plattform.
Mit seiner optischen Zeichenerkennung extrahiert DocuWare IDP Daten aus Scans von zerknitterten oder fleckigen beziehungsweise handschriftlichen Dokumenten. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern, indem sie manuelle Eingriffe reduziert. Hohe Automatisierungsraten, automatische Klassifizierung und vortrainierte Algorithmen für spezifische Anwendungsfälle sollen den Zeitaufwand bei dokumentengesteuerten Prozessen verkürzen.
Selbst Dokumente mit komplexen unstrukturierten Daten, zum Beispiel Tabellen mit Seitenumbrüchen, lassen sich automatisch verarbeiten, so dass alle benötigten Daten für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Vier herausragende Anwendungsfälle von DocuWare IDP:
1. Automatisierte Poststelle
Heute erhalten Unternehmen Dokumente in der Regel per Post oder per E-Mail zugesandt. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten ist die Verarbeitung eine sehr zeitraubende Aufgabe. DocuWare IDP klassifiziert die Dokumente automatisch in Kategorien, etwa Rechnung oder Brief, und extrahiert die Daten, die für den identifizierten Dokumententyp relevant sind. Bei Rechnungen werden etwa Einzelposten extrahiert, bei Briefen hingegen nicht. Die extrahierten Daten stoßen anschließend automatisch Workflows an, wie Freigabeprozesse für Rechnungen oder Signaturprozesse für Verträge. Sind die erforderlichen Dokumentendaten extrahiert, können die nachfolgenden Workflows automatisch angestoßen werden, zum Beispiel der Freigabeprozess für Rechnungen oder der Signaturprozess für Verträge
2. Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Das manuelle Extrahieren von Daten aus Eingangsrechnungen ist eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. DocuWare IDP automatisiert diesen Vorgang selbst bei komplexen Positionen. Im nächsten Schritt werden diese Daten zur automatischen Freigabe mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen.
3. IT-gestütztes Vertragsmanagement
Aus Verträgen extrahiert DocuWare IDP diejenigen Daten, die für die automatische Weiterverarbeitung nötig sind, beispielsweise Vertragsparteien, Vertragsbeginn und -ende oder Kündigungsfristen. Diese Informationen werden für Workflows zur Vertragsgenehmigung, -verlängerung oder -kündigung verwendet und erhöhen den Automatisierungsgrad.
4. Konsistentes Forderungsmanagement
Da DocuWare IDP sämtliche Dokumente klassifiziert und die jeweils relevanten Informationen extrahiert, können Unternehmen automatisiert sicherstellen, dass alle benötigten Dokumententypen Teil einer Schadensakte sind, und dass die Daten in den verschiedenen Dokumenten konsistent sind. Jürgen Frisch
