Was nützen riesige Datenmengen im Unternehmen, wenn sie nicht ausgewertet werden und bei wichtigen Entscheidungen nicht zur Verfügung stehen? Ohne entsprechende Software-Tools können Mitarbeiter vorhandenes Wissen nicht nutzen, um Probleme an ihrem Arbeitsplatz zu lösen. Stehen die richtigen Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung, wirkt sich das auf die Produktivität der Mitarbeiter aus und verursacht unnötigen Mehraufwand.
Der Software-Anbieter Zoho zeigt auf, welche Kostenfallen es bei ungenügendem Datenmanagement gibt und beschreibt vier typische Szenarien, die schlechtes Datenmanagement verursachen kann:
1. Zeitverschwendung durch lange Suche nach Informationen
Knapp zwei Stunden verliert laut einer Studie von McKinsey ein durchschnittlicher Angestellter täglich mit dem Suchen und dem Sammeln von Informationen, weil die Daten in seinem Unternehmen unorganisiert sind. Vor allem herkömmliche ordnerbasierte Speichersysteme können zu großem Zeitverlust führen, denn für die Mitarbeiter, die die Hierarchie von Ordnern und Unterordnern nicht angelegt haben, kann es sehr schwierig sein, die Organisation zu verstehen und die richtigen Dateien zu finden. Häufig verbringen Angestellte mehr Zeit mit der Suche nach Informationen als mit der eigentlichen Arbeit. Die verschwendete Zeit und der Produktivitätsverlust summieren sich zu enormen Kosten.
2. Fehlende Informationen kosten Zeit und Geld
Finden Mitarbeiter die benötigten Informationen nicht, müssen sie diese so lange suchen, bis sie ihre Aufgabe erfüllen können. Das Problem dabei: Häufig ist ein großer Teil des Unternehmenswissens nicht zentral durchsuchbar. Das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, vorhandenes Wissen wiederherzustellen, als neues Wissen zu erfassen. Auf diese Weise geht teure Produktionszeit verloren.
3. Umsatzverluste durch verpasste Verkaufschancen
Wenn Kundeninformationen nicht ausgewertet werden, wissen Unternehmen auch nichts über deren Bedürfnisse. Durch schlechtes Datenmanagement haben Mitarbeiter oft keinen Zugang zu wichtigen Informationen wie Forschungsergebnissen, Benutzer-Feedback und Kundenanforderungen. Unternehmen können ihre Produkte dann nicht auf Grundlage dieser Informationen optimieren. Resultat: Verpasste Verkaufschancen und der Verlust von Bestandskunden wirken sich negativ auf das Gesamtwachstum des Unternehmens aus.
4. Fehlende Daten führen zu falschen Entscheidungen
Sowohl die Mitarbeiter als auch die höheren Geschäftsebenen treffen Entscheidungen auf Basis von Informationen. Fehlen Daten oder sind sie unvollständig, wirkt sich das direkt auf die Qualität und die Zukunft des Geschäftes aus. Schlecht verwaltetes Wissen und mangelhafte Datenqualität behindern also lang- und kurzfristige Unternehmensentscheidungen.
Wie können Unternehmen einen Ausweg aus der Kostenfalle finden, die schlechtes Datenmanagement verursacht?
Spezialisierte Wissensmanagement-Plattformen schaffen Abhilfe: Auf ihnen kann das aus verschiedenen Quellen zusammengetragene Know-how zentral erfasst und gespeichert werden, um den kontinuierlichen Informationsaustausch im Unternehmen zu erleichtern. Einige verfügen über einheitliche Suchfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, problemlos in sämtlichen Datenquellen zu suchen und somit die oben genannten Kostenfallen zu umgehen. „Jede Firma besitzt einen wertvollen Wissensschatz, der wesentlich zum Geschäftserfolg beitragen kann – zumindest dann, wenn die Mitarbeiter jederzeit Zugang dazu haben“, sagt Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe. „Mit der richtigen Lösung brauchen Fachleute keine Zeit mehr mit der Suche nach Informationen zu verschwenden, sondern können diese vielmehr sinnvoll für ihre Arbeit nutzen.“
