Viele Unternehmen haben Standorte auf der ganzen Welt und arbeiten mit zahllosen Partnern rund um den Globus zusammen. Welche Rechte und Pflichten für diese Kooperationen gelten, regeln Händler- und Lieferantenverträge oder Vertraulichkeitsvereinbarungen. Die Verwaltung all dieser Dokumente erleichtern digitale Lösungen für das Vertragsmanagement. Bei der Lösungsauswahl empfiehlt es sich auf die nachgenannten fünf Kriterien zu achten.
1. Immer den Überblick behalten
Eine ideale Lösung für digitales Datenmanagement versetzt die Verantwortlichen in die Lage, auf alle Verträge unabhängig von Zeit, Standort oder Endgerät zuzugreifen. Auch innerhalb eines einzelnen Dokuments sollte die Software schnell einen Überblick ermöglichen. Essenziell sind dafür die Volltextsuche und eine Versionierungsfunktion. Letztere gewährleistet, dass sich schnell die aktuelle Fassung des jeweiligen Vertrags finden lässt und die Rechtsabteilung nachvollziehen kann, wann und wie es zu einer bestimmten Änderung kam.
2. Einfach und schnell implementieren
Im Optimalfall verfügt die Software über ein User-Interface, mit dem sich bestehende Verträge in Papierform schnell und unkompliziert digitalisieren lassen. Die Rahmenbedingungen für derartige Lösungen können die Verantwortlichen in wenigen Tagen festlegen. Dazu gehören zum Beispiel, welche Sprachen unterstützt werden, welche Rollen und welche Such- sowie Sortierkriterien erforderlich sind und welche Inhalte das Formular zum Anlegen einer digitalen Vertragsakte abfragt. Um das anschließende Befüllen der einzelnen Vertragsakten zu erleichtern, sollten Pflichtfelder definiert und unterschiedliche Dateiformate wie E-Mails, gescannte Dokumente oder PDFs hochgeladen werden können. Damit das nicht unnötig lange dauert, sollte die Software über eine hohe Performance verfügen.
