In Zeiten von Corona hat die Bedeutung von aktivem Prozessmanagement weiter zugenommen. Die aktuelle Studie „Prozessmanagement & Analytics“ der Unternehmensberatungen BearingPoint und BPM&O zeigt, welchen Stellenwert dieses Thema in Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz hat, und was sich im Vergleich zu den Vorgängerstudien in den Jahren 2012, 2015 und 2017 in der Bewertung und den damit verknüpften Zielen verändert hat.
Für die Studie haben die beiden Beratungshäuser zwischen September und November 2020 insgesamt 336 Experten aus der DACH-Region online kontaktiert. Die Befragung richtete sich branchenübergreifend an Personen aus Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern mit Schwerpunkt im Prozessmanagement.
Für 83 Prozent hat das Prozessmanagement hohe Bedeutung
Die anhaltend hohe Bedeutung von Prozessmanagement bestätigen die befragten Unternehmen erneut. Seit 2012 hat sich der Anteil der Organisationen, die Prozessmanagement für sehr wichtig halten, von ehemals 19 auf aktuell 35 Prozent erhöht. Getrieben wird die Beschäftigung mit Prozessmanagement vor allem durch den anhaltenden Fokus auf Kostenoptimierungen und Effizienzsteigerungen (48 Prozent) sowie der Bewältigung der digitalen Transformation (40 Prozent). Weitere Treiber wie Qualitätssicherung, gesetzliche Änderungen und geänderte Kundenanforderungen spielen ebenfalls eine Rolle, jedoch unterscheiden sich diese stark je nach Unternehmensgröße und Branche.
„Prozessmanagement bleibt über alle Branchen hinweg wichtig“, berichtet Matthias Höhne, Partner bei BearingPoint. „Besonders in Unternehmen mit vorwiegend serviceorientierten Geschäftsmodellen wandelt sich der Fokus des Prozessmanagements von der Kostenoptimierung hin zur Realisierung der digitalen Transformation. Unsere Studie zeigt beispielsweise, dass im Vergleich zu 2012 drei Mal so viele Unternehmen mit der durch Prozessmanagement erreichten Digitalisierung von Prozessen zufrieden sind.“
Nur wenige Unternehmen konnten die Kosten senken
Bei der Zielerreichung durch Prozessmanagement verzeichnet die Studie im Vergleich zu vorherigen Erhebungen zwar einen deutlich positiven Trend, jedoch bleiben insbesondere die angestrebten Kosteneinsparungen noch hinter den Erwartungen zurück. Dies liegt laut Studie zum einen an zu hohen Erwartungen der Unternehmen hinsichtlich möglicher Kosteneinsparungen, zum anderen an fehlenden Kompetenzen zur Identifizierung, Quantifizierung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung.
„Die Kompetenzanforderungen zum Thema Prozessmanagement haben sich in den letzten Jahren stark verändert“, erläutert Sven Schnägelberger, Geschäftsführer bei BPM&O. „Standen vor zehn Jahren noch Prozessdokumentation und vereinzelte Prozessoptimierungen im Vordergrund, müssen sich Prozessmanagement-Teams heute mit Organisationsentwicklung, strategischem Prozessmanagement, Prozesscontrolling, Low-Code-Prozessautomatisierung, Process-Mining-Technologien und Robotic Process Automation beschäftigen. Der weitere Aufbau von Kompetenzen ist wichtig, um die gesteckten Ziele erreichen zu können.“
Prozessarchitekten brauchen messbare Ergebnisse
Der Zwang, dass Unternehmen mit Prozessmanagement messbare Ergebnisse vorweisen, ist laut der Studie gestiegen. Qualitative Mehrwerte wie beispielsweise höhere Transparenz, bessere Zusammenarbeit und klares Rollen- und Aufgabenverständnis reichten meist nicht mehr aus, um die Investitionen zu rechtfertigen. Der Mehrwert müsse vielmehr durch messbare Ergebnisse regelmäßig nachweisbar sein. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer haben die Wichtigkeit der Nutzenmessung laut Studie erkannt und können meist deutliche Nutzeneffekte aufzeigen. Die größte Hürde für die Einführung der Nutzenmessung von Prozessmanagement sehen laut Studie 39 Prozent der Unternehmen bei der „Durchsetzbarkeit in der Organisation.“
Process Mining kommt bislang nur selten zum Einsatz
Als eine innovative Möglichkeit zur Analyse, Optimierung und teilweise auch zur Automatisierung von Abläufen wird aktuell Process Mining beworben. Die überwiegende Mehrheit von Unternehmen hat sich laut Studie bereits mit diesem Thema beschäftigt. Allerdings befinden sich viele Betriebe noch in der Findungs- oder Bewertungsphase. Nur wenige Organisationen wagen in dieser Disziplin den Schritt hin zum operativen Einsatz (18 Prozent).
Dies liegt unter anderem daran, dass viele Unternehmen vor den hohen Anfangsinvestitionen zurückschrecken und noch nicht den großen Mehrwert erkennen, den Process Mining verspricht. Die hohe Zufriedenheit bei denjenigen Unternehmen, die Process Mining bereits verwenden, verdeutlicht jedoch das hohe Potenzial dieser Methode.
Die vollständige Studie der Unternehmensberatungen BearingPoint und BPM&O zum Thema Prozessmanagement steht kostenlos zum Download bereit. Jürgen Frisch
