Änderungsdruck: Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre ERP-Lösung zu modernisieren oder abzulösen. Handlungsbedarf besteht zum Beispiel dann, wenn die Software aktuelle Anforderungen nicht mehr abdeckt. Auch zu hohe IT-Kosten, häufige Systemausfälle oder eine große Anwenderunzufriedenheit machen einen Umbau der ERP-Landschaft erforderlich.
Viele Unternehmen haben derartige Transformationsvorhaben gestartet. Manch ein Projekt hat nicht den gewünschten Erfolg gebracht und wurde gestoppt. Für das Scheitern gibt es mehrere Gründe:
1. Verzicht auf den Change-Management-Prozess
Viele Unternehmen übersehen, dass jede ERP-Transformation auch einen Change-Management-Prozess erfordert. Die unternehmensweiten Änderungen, die infolge des Umbaus der ERP-Landschaft auftreten, betreffen gleichermaßen Mitarbeiter, Prozesse, Kunden, Technologie, Datenmanagement und Risikomanagement. Ohne Berücksichtigung dieser weitreichenden Auswirkungen ist keine erfolgreiche Implementierung möglich.
2. Unklare Spezifikation des Projektumfangs
Oft wird zu wenig Zeit für die Spezifizierung des konkreten Projektumfangs aufgewendet, auch hinsichtlich der angestrebten Ergebnisse. Alle Beteiligten sollten sich immer über die mit einer ERP-Transformation verbundenen Ziele im Klaren sein. Die in den Kernprozessen beabsichtigten Optimierungen müssen exakt definiert werden.
3. Praxisstart ohne Pflichtenheft
Ein großer Fehler ist es, direkt mit der praktischen Umsetzung zu beginnen, anstatt im Vorfeld alle relevanten Stakeholder in das Projekt einzubinden. Dazu gehören Verantwortliche für die Kernprozesse, Fachexperten oder ERP-Berater. Gemeinsam müssen sie definieren, wie die Prozesse in Zukunft gestaltet sein sollen, zum Beispiel in den Bereichen Supply-Chain oder Procurement. Üblicherweise ist für diese Tätigkeiten bei einer ERP-Neueinführung ein Zeitraum von drei bis vier Monaten anzusetzen. Erst dann ist es sinnvoll, mit der konkreten ERP-Einführung zu starten.
4. Keine Analyse der Prozessdaten
Auch wenn eine Untersuchung der Prozessdaten unterbleibt, ist der Projekterfolg gefährdet. Eine exakte Analyse vorhandener Prozesse ist die Grundvoraussetzung für eine effiziente ERP-Transformation. An diesem Punkt kommt das Process Mining ins Spiel. Eine Process-Mining-Lösung zeigt, wie ein Prozess im IT-System tatsächlich abläuft. Sie kann dazu beitragen, Schwachstellen in den Geschäftsabläufen zu identifizieren und die Gründe dafür zu erkennen. Auf dieser Basis kann ein Unternehmen dann Verbesserungspotenziale ermitteln. Sie dienen als Grundlage für die detaillierte Konzeption des Projektplans für die ERP-Transformation – und damit letztlich für eine ERP-Lösung, die Prozesse optimiert, die Effizienz steigert und Kosten reduziert.
5. Unzureichende Tests
Wie bei jedem Projekt dürfen Unternehmen auch bei ERP-Transformationen umfassende Tests zur Qualitätssicherung nicht unterlassen. Allerdings unterbleibt oft ein Testen einzelner Komponenten, um herauszufinden, ob sie wie beabsichtigt funktionieren. Auch Integrationstests oder End-to-End-Prozesstests zur Ermittlung von Diskrepanzen oder Problemen werden vernachlässigt. Nicht zuletzt führen Unternehmen häufig auch die zwingend erforderlichen Benutzerakzeptanz-Tests unter Einbezug von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Rollen an verschiedenen Standorten nur unzureichend durch.
Generell gibt es eine ganze Reihe von Gründen, warum ein ERP-Projekt scheitert. Der entscheidende Punkt ist aus meiner Sicht oft, dass die Prozessperspektive zu kurz kommt. ERP-Transformationen dürfen nicht nur aus einem technischen Blickwinkel betrachtet werden. Da es bei solchen Projekten immer auch um Prozesse und fachliche Themen geht, müssen die Fachabteilungen in die Migration involviert werden, und es braucht eine enge Zusammenarbeit von Business und IT. jf
