Digitale Effizienz entscheidet: Warum HR-Workflow-Automation unverzichtbar wird
Digitale Effizienz entscheidet heute mehr denn je über den Unternehmenserfolg. Gerade der Human-Resources-Bereich (HR) steht dabei vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Bewerbungen verwalten, neue Mitarbeiter onboarden, Urlaubsanträge bearbeiten – all das bindet wertvolle Ressourcen. Doch viele Personalabteilungen sind immer noch wenig bis gar nicht digitalisiert. Laufzettel werden beispielsweise physisch verteilt und dutzende E-Mails täglich von Hand getippt. Um Abläufe zu digitalisieren, repetitive Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, setzen daher immer mehr Unternehmen auf HR-Workflow-Automation. Dabei gibt es jedoch eine entscheidende Hürde: Viele Automatisierungslösungen decken nur einzelne HR-Bereiche ab, sodass sich eine vollständige End-to-End-Automatisierung kaum realisieren lässt.
Digitalisierungsrückstand durch fragmentierte HR-Systeme
In vielen HR-Abteilungen bewegen sich die Mitarbeitenden in einer zersplitterten Softwarelandschaft. So kommt es nicht selten vor, dass beispielsweise die Bewerberverwaltung durch digitale Recruiting-Tools optimiert wird, während die HR-Teams beim Onboarding noch mit Excellisten unterwegs sind und ihre Daten händisch eintragen. Arbeitszeiten werden in vielen HR-Abteilungen bereits automatisiert von Zeitwirtschaftssystemen erfasst, doch die Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung fehlt und Mitarbeiter müssen die Überstunden manuell nachtragen. Dies führt nicht nur zu einem enormen zusätzlichen Zeitaufwand, sondern auch zu unnötigen Fehlern und Frustration.
Dabei steht einer durchgängigen Automatisierung der Personalabteilung eigentlich nichts entgegen, verfügt das Personalwesen doch über eine Vielzahl von Prozessen, die sich für die Automatisierung gut eignen. Das gesamte Bewerbermanagement beispielsweise kann vom ersten Kontakt bis zur Einstellung der neuen Mitarbeiter automatisiert ablaufen. Anstatt Hunderte von Lebensläufen manuell durchzugehen, analysieren automatisierte Systeme die Bewerbungen in Sekunden und finden anhand zuvor definierter Kriterien die vielversprechendsten Kandidaten. Die Systeme gleichen dann in Echtzeit die Kalender ab und koordinieren Vorstellungsgespräche direkt nach den Verfügbarkeiten von Bewerbern und Interviewern.
Bei einem automatisierten Onboarding-Prozess erledigt das System Routineaufgaben wie das Bereitstellen von Verträgen oder Formularen durch automatische Generierung und digitale Unterschrift. Durch die direkte Integration mit IT-Systemen sind Zugangsrechte und Software-Tools zudem sofort verfügbar. Auch Urlaubsanträge und -genehmigungen oder Gehaltsabrechnungen lassen sich automatisiert verwalten. Verbleibende Urlaubstage berechnet das System ebenso wie Überstunden und Boni.
