Fehlende Dynamik und Geschwindigkeit behindern Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Umfeld. Viele Aufgaben müssen in kurzer Zeit erledigt werden. Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht überlastet werden und genügend Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Die Prozessoptimierung ist dabei ein wichtiges Hilfsmittel. Sie unterstützt das teamübergreifende Optimieren repetitiver Abläufe.
Die Prozessoptimierung birgt allerdings Fallstricke. Fünf Fehler sollte ein Unternehmen laut Signavio vermeiden, um ein Transformationsprojekt nicht zu erschweren oder gar zu blockieren.
1. Keine Prozessmodellierung
Manch eine Fachabteilung vertritt die Meinung, dass ein Process-Mining-Tool für die Prozessoptimierung ausreicht. Das stimmt so nicht. Process Mining dient zunächst nur zur Analyse bestehender Prozesse, verändert wird dabei noch nichts. Als Stand-Alone-Technologie reicht Process Mining nicht aus, um die Abläufe zu optimieren. Zwingend erforderlich ist zusätzlich eine Lösung im Bereich Prozessmodellierung, mit der sich Verbesserungspotenziale ermitteln sowie Veränderungsoptionen detailliert untersuchen lassen. Auf Basis dieser Analyse kann ein Unternehmen die Veränderungen umsetzen – und zwar nicht nur im Hinblick auf die Optimierung vorhandener Abläufe, sondern auch hinsichtlich der Konzeption gänzlich neuer Prozesse.
2. Nicht alle Prozessbeteiligten einbinden
Im Unternehmensalltag sind Prozessinformationen oft in verschiedenen Bereichen verteilt, etwa in Fachabteilungen und in der IT. Werden nicht alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter ins Boot geholt, ist eine ganzheitliche Prozessoptimierung zum Scheitern verurteilt. Nur unter Einbindung aller Stakeholder kann ein Unternehmen zielgerichtet konkrete Optimierungsziele bestimmen. Eine zentrale, vollständig integrierte Prozess-Wissensbasis, die Prozessinformationen bündelt und organisationsweit Transparenz schafft, ist daher eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Prozessoptimierung. Diese Wissensbasis fördert den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht eine agile Zusammenarbeit auch über Bereichsgrenzen hinweg. Der multilaterale Kommunikationsstrom schafft die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen – sowohl im Hinblick auf einen Gesamtprozess als auch hinsichtlich eines Teilprozesses.
3. Keine detaillierte Prozessanalyse
Ohne eine detaillierte Analyse vorhandener Prozesse ist eine effiziente Optimierung nicht zu machen. Sind die Prozesse fehlerhaft, können deren Optimierung und Automatisierung dazu führen, dass die vorhandenen Fehler nur noch schneller umgesetzt werden. Ein Unternehmen muss deshalb eine Process-Mining-Lösung nutzen, die eine systematische Auswertung von Prozessdaten über unterschiedliche IT-Systeme hinweg ermöglicht. Mit der Methode des Process-Minings lassen sich Prozessabweichungen, Schwachstellen, unnötige Arbeitsschritte, die Nichteinhaltung von Compliance oder Risiken identifizieren. Auf dieser Basis ist es dann möglich, den tatsächlichen Verlauf organisationsweiter Prozesse zu verbessern.
4. Keine Prozesssimulation
Manch ein Unternehmen nutzt zwar eine Process-Mining-Lösung und optimiert dann seine Abläufe, verzichtet aber auf die Prozesssimulation. So wird Potenzial verschenkt. Nur anhand einer Prozesssimulation kann ein Unternehmen überprüfen, ob geplante Änderungen negative Auswirkungen auf die gesamte Prozesslandschaft haben. Die Simulation zeigt Herausforderungen und Probleme frühzeitig auf. So werden keine inadäquaten Anpassungen durchgeführt, die einen unnötigen Zeit- und Kostenaufwand nach sich ziehen.
5. Keine kontinuierliche Prozessoptimierung
Viele Unternehmen vergessen, dass eine Initiative zur Prozessoptimierung nie wirklich abgeschlossen ist. Die Fachabteilungen sollten daher einige Wochen oder Monate nach den initialen Prozessverbesserungen neue Daten extrahieren. Dann erkennen sie, was sich verändert hat und welche Maßnahmen die Effizienz erhöht haben. Ein modernes Prozessmanagement erfordert immer eine iterative Entwicklung und Anpassung. Unternehmen sollten kontinuierlich Optimierungspotenziale identifizieren und Verbesserungen im Prozesslebenszyklus initiieren. Idealerweise überprüfen sie auch regelmäßig die Prozesskonformität und testen, ob ein Prozess wirklich so abläuft, wie er modelliert wurde.
Schlägt ein Unternehmen den Weg der Prozessoptimierung ein, sind die Einbindung relevanter Stakeholder, die transparente Darstellung von Prozessen und die Analyse ihres tatsächlichen Verlaufs unerlässlich. Werden Prozesse kontinuierlich simuliert und optimiert, lässt sich der Geschäftserfolg nachhaltig steigern. jf
