Jede geschäftliche Tätigkeit wie eine Rechnungsstellung oder ein Genehmigungsprozess hinterlässt digitale Spuren. Sie sind etwa in Log-Dateien, Ablaufprotokollen oder in den Datenbanken der Unternehmens-IT enthalten. Process Mining nutzt diese digitalen Spuren oder Ereignisprotokolle, um ein Bild davon zu zeichnen, was in einem Unternehmen tatsächlich passiert und wie ein Prozess im IT-System abläuft. Eine Organisation kann damit erkennen, ob ein Kerngeschäftsprozess wie definiert funktioniert – und zwar nicht auf Basis fehleranfälliger menschlicher Einschätzungen, sondern auf der Grundlage von Daten, die in den IT-Systemen vorhanden sind. Was Menschen als gelegentliche Vorkommnisse wahrnehmen, kann Process Mining zum Beispiel als häufige Ereignisse klassifizieren, die gravierende Auswirkungen auf Compliance und Effizienz haben.
Ein zentraler Vorteil der Process-Mining-Tools liegt darin, dass sie Geschäftsprozesse mit Auffälligkeiten in den KPIs (Key Performance Indicators) auch über unterschiedliche IT-Systeme hinweg analysieren. Sie führen Datenspuren aus verschiedenen IT-Systemen zusammen, um den Verlauf von Geschäftsprozessen auszuwerten. Anhand transaktionaler Daten nimmt Process Mining einzelne Abläufe genau unter die Lupe, etwa mit einer Untersuchung der Durchlaufzeiten und Performance-Werte oder hinsichtlich der Einhaltung von Vorgaben. Unternehmen können damit Schwachstellen in den Geschäftsabläufen und die Gründe dafür ermitteln.
Eine fundierte Basis für Verbesserungen
Process Mining allein löst noch keine Geschäftsprobleme, aber es befähigt Unternehmen dazu, von einer validen Wissensbasis aus zu handeln. Process Mining ist eine leistungsfähige Technologie, um Daten in Echtzeit-Erkenntnisse umzuwandeln. Diese Erkenntnisse wiederum sind eine fundierte Basis für die Entscheidungsfindung bei Prozessfragen. Mit Process Mining können Unternehmen nicht nur herausfinden, was in ihren Prozessen tatsächlich passiert oder eben nicht passiert, sondern auch erkennen, an welcher Stelle Änderungen die größte Wirkung entfalten und wirklichen Mehrwert bieten.
Process Mining verschafft Unternehmen Echtzeit-Einblicke in die Betriebsabläufe, die sie für Prozessoptimierungen nutzen können. Diese Analyse ist ein wichtiges Puzzlestück in der Prozessoptimierung. Allerdings darf nicht vergessen werden, dass es dabei auch um Themen wie Modellierung, Simulation, Validierung oder Überwachung gehen muss. Die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen erfordert also immer einen ganzheitlichen Ansatz.
Nur wer weiß, wie die eigenen Prozesse wirklich verlaufen, kann erkennen, welche Workflows nicht optimal funktionieren. Auf dieser Basis kann ein Unternehmen Engpässe beseitigen, Prozesse verbessern oder gezielt neu entwerfen. Process Mining ist das adäquate Tool, um Abläufe detailliert zu analysieren und selbst versteckte Prozesse zu visualisieren. Die Vorteile liegen in der hohen Geschwindigkeit, der analytischen Leistungsfähigkeit und der faktenbasierten Präzision. Anwender können damit Quellen der Ineffizienz im Geschäftsbetrieb aufdecken.
